Organizovanie kongresu v kongresovom hoteli - Hotel Partizán

1

Kongresový hotel Tatry

Kongresový hotel Tatry - certifikát výnimočnosti

Organizovanie kongresu

 

Hlavne firmy respektíve ľudia, ktorí organizujú pre firmu kongres, dajú za pravdu, že zorganizovať dobré školenie či kongres, nie je vôbec jednoduché. Je za tým totiž omnoho viacej práce, ako by sa mohlo zdať. Jednou z najťažších úloh pri samotnom organizovaní eventov je výber lokality. Pretože, aj keď človek nájde ideálne miesto, kde by mohla jeho udalosť byť, ešte nemá vyhraté. Musí totiž zistiť či v danej lokalite sú aj vhodné a reprezentatívne priestory pre jeho event. Veľakrát sa totiž stane, že lokalita by nám aj vyhovovala, ale bohužiaľ sa v nej nenachádzajú žiadne vhodné priestory na tento účel. Taktiež treba počítať aj s tým, že keď aj dané priestory nájdete nemusia byť ešte vo vašom termíne voľné. Preto, by ste mali miesto udalosti riešiť ako prvé. Dobrým zvykom býva mať prichystaný aj nejaký náhradný termín, kedy by sa mohla akcia konať, v prípade, že by vami vybraný kongresový hotel bol v danom termíne už obsadený.

Ak už máte miesto a dátum fixne dohodnuté, je potreba dať ľuďom vedieť o tejto udalosti. Na základe ich prvotnej reakcie budete mať teda aspoň aký taký prehľad o tom, kto sa akcie zúčastni a kto nie. Vďaka tomu budete vedieť presnejšie povedať prenajímateľovi miestnosti, koľko miest pre hostí má pripraviť. Taktiež, ak budete riešiť a objednávať catering pre vašich hostí, je táto informácia dôležitá. Ak aj objednáte o 10 porcií navyše, nič hrozné sa nestane. Horší prípad by bol, ak by ste objednali jedlo pre 50 ľudí a nakoniec by prišlo 120 hostí. Na oslovovanie potenciálnych ľudí môžete využiť všetky komunikačné kanále. Nezabudnite však ľuďom dať fixný termín, dokedy sa vám musia definitívne vyjadriť či sa akcie zúčastnia.